Comment calculer le ROI d’une GMAO ?

Une GMAO participe à l’optimisation de la fonction maintenance, elle contribue à un gain de la productivité et à la réduction du coût de la maintenance et ce, dans tous les secteurs industriels.

L’utilisation d’une GMAO apporte de nombreux bénéfices comme :

• Une augmentation de la disponibilité des équipements,
• Une meilleure connaissance du parc d’équipements,
• Une réactivité optimisée (diagnostics et interventions plus rapides),
• Une meilleure organisation des interventions,
• Une optimisation de la gestion des achats et des stocks de pièces détachées,
• Un meilleur équilibre entre opérations correctives et préventives,
• Des économies d’énergie grâce à l’amélioration de l’état des équipements,
• Une maîtrise des orientations stratégiques de la maintenance grâce au reporting et à l’Analytics,
• …

Pour aller plus loin, les opérations de maintenance peuvent être optimisées en connectant la GMAO aux équipements. Ainsi des alarmes, des durées de fonctionnement, des compteurs, des grandeurs physiques, …, pourront remonter des automatismes afin de déclencher automatiquement des demandes d’intervention et des bons de travail. Les opérations de maintenance vont ainsi gagner en rapidité d’intervention, elles seront également tracées et donc plus opportunes.

La GMAO est donc un outil précieux pour la maintenance. Cependant, elle doit être correctement déployée selon les besoins opérationnels propres au site. En effet, il faudra avoir étudié en amont du déploiement : le fonctionnement du service maintenance, les besoins et contraintes de la production, le fonctionnement des achats, les attentes de la direction en matière d’analyse stratégique. Le but sera d’aligner le déploiement du logiciel sur l’ensemble des workflows et des besoins de l’entreprise.

Le calcul du retour sur investissement ou Return On Investment (ROI) permettra de qualifier l’investissement et les ressources nécessaires au projet.

L’investissement varie selon différents critères  :

• nombre et profil des utilisateurs de la GMAO,
• achat de licence avec contrat de maintenance annuelle ou bien souscription annuelle,
• installation dans l’infrastructure informatique du site ou installation assurée par l’éditeur dans le cloud,
• maintien en condition opérationnelle,
• facilité de prise en main par le service maintenance,
• connexion aux automatismes ou à l’ERP,
• phase d’analyse des workflows,
• préparation des données à importer,
• etc

Le ROI d’une GMAO peut se calculer différemment que l’on veuille prendre en compte la mise en place du logiciel ou bien intégrer son utilisation sur la durée. Les investissements peuvent se répartir en trois phases :

Réflexion avant le choix du logiciel :

• Rédaction d’un cahier des charges des besoins
• Recherche de l’outil adéquat (test, démonstration)

Mise en place de la GMAO  :

• Analyse des workflows au sein du service maintenance et avec les services production, achats, direction.
• Préparation des données à importer : arborescence des équipements, pièces détachées, plan préventif et réglementaire, contrat de sous-traitance.
• Mise en œuvre éventuelle des connexions à des logiciels tiers.
• Installation et paramétrage du logiciel.
• Formation des utilisateurs.
• Achat des licences ou souscription 1^ère année.

Exploitation de la GMAO  :

• Souscription annuelle ou contrat de maintenance si achat de licence.
• Maintien en condition opérationnelle éventuel.
• Formation des nouveaux utilisateurs et / ou remise à niveau du personnel.
• Déploiement de nouvelles fonctionnalités.

Afin de calculer les gains, il faut savoir tout d’abord quantifier ses coûts de maintenance ainsi que les gains attendus sur ces coûts. Cependant, évaluer les coûts n’est pas toujours simple : il peut y avoir un manque de données (c’est d’ailleurs une des raisons de déployer une GMAO) ou encore des données trop éparses pour être regroupées et quantifiées. Il sera donc important de prendre suffisamment de temps pour collecter toutes les informations nécessaires. Pour évaluer les gains, on peut utiliser des données de l’AFIM (Association Française des Ingénieurs de Maintenance) qui donnent en exemple des moyennes observées auprès d’un panel d’entreprises ayant déployé une GMAO :

• Les temps de préparation pour les travaux ont diminué entre 20 et 30%,
• Les temps d’intervention ont diminué de 10 à 30%
• La durée de vie de l’équipement a augmenté de 50 %
• La valeur du stock a baissé de 10 à 20 %

Reste alors à faire le calcul !  Le véritable ROI sera calculé après déploiement et une fois une période de temps pertinente écoulée.

Il faut également prendre en compte tous les gains non quantifiables financièrement et qui sont tout autant stratégiques pour l’entreprise. Ainsi, la GMAO participe à l’amélioration des échanges entre les services maintenance et production, elle aide à la prise de décision que ce soit en matière d’investissement ou de stratégie de maintenance. La phase de préparation au déploiement de la GMAO, qui consiste à définir les workflows, comprendre l’organisation de la maintenance, créer le plan préventif et les dictionnaires de données, est souvent l’opportunité de mise en place d’un plan de progrès du service maintenance.

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Nous vous accompagnons tout au long de votre projet, de la première analyse de vos besoins opérationnels, en passant par le déploiement des outils selon vos besoins terrains et par un maintien en condition opérationnelle.